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Wissensmanagement mit der OMEGA-Bibliothek

Die OMEGA-Bibliothek bietet besondere Strukturierungsmöglichkeiten bei der
Ablage von Informationen. Außerdem ist die umfassende Vernetzung der Inhalte Prinzip. Features wie die Verwaltung von Benutzerrechten, gefilterte Sichten und
die Einbettung in die Applikation OMEGA-CRM runden das Spektrum ab.


Wissen, das; -s: Gesamtheit der Kenntnisse, die jmd. [auf einem bestimmten Gebiet] hat
(Duden Deutsches Universalwörterbuch)

Diese Definition von Wissen ist zwar allgemein gehalten, weist aber auf einen wichtigen Sachverhalt: Wissen ist immer an Personen gebunden. Es ist in ihren Köpfen vorhanden und verändert sich ständig, wird erweitert, verfeinert oder auch verringert. Zugleich ist dieses Wissen überlebenswichtiges Kapital für Unternehmen. Entscheidend ist daher, wie im Unternehmen mit Wissen umgegangen wird, vor allem, welche Möglichkeiten der Wissensablage und -Verwaltung für die Mitarbeiter zur Verfügung stehen. Prozesse, die viele und qualifizierte Informationen erfordern, lassen sich mit IT-basierten Wissensmanagement-Lösungen unterstützen, die darauf setzen, dass die Mitarbeiter selbst aktiv mit ihrem Wissen arbeiten, indem sie es in einem System pflegen und mit ihren Kollegen teilen. Auf diese Weise müssen solche Systeme eine Vielzahl von Informationen, aus denen sich das Mitarbeiterwissen zusammensetzt, verarbeiten.

Ein beträchtlicher Teil der Informationen, die in der täglichen Geschäftspraxis verarbeitet werden müssen, bestehen aus unstrukturierten oder schwach strukturierten Inhalten (vgl. hierzu den Artikel "Content Management"). Dieser Umstand macht die effiziente Ablage und Verwaltung der Informationen zu einer komplexen Angelegenheit. Zugleich ist diese Fragestellung für die Produktivität und Effektivität der Mitarbeiter von Bedeutung, denn sie sind auf einen schnellen und unkomplizierten Zugang zu den Informationen angewiesen.

Ein besonderes Merkmal der OMEGA-Bibliothek ist, dass dem Anwender eine erste Ordnung vorgegeben wird. Die Informationen werden mindestens hierarchisch organisiert. Hierzu bietet die Bibliothek die Möglichkeit, Beiträge in einem Buch zu veröffentlichen, dem der Nutzer ein entsprechendes Thema zuweist. Innerhalb eines Buches können zur weiteren Strukturierung Kapitel eingerichtet werden, die die Beiträge inhaltlich noch feiner untergliedern und bündeln. Zusätzlich ist eine Mehrfachzuordnung möglich, d.h., ein Beitrag kann mehreren Kapiteln und Büchern zugeordnet werden, ohne dass er deswegen aber doppelt abgelegt und gepflegt werden müsste. Er ist nur einmal vorhanden. Diese spezifische Art der strukturierten Informationsablage macht die OMEGA-Bibliothek zu einem außergewöhnlich leistungsfähigen Instrument für die Verwaltung von besonders großen Wissensmengen.

In dieser besonderen Informationsverarbeitung ist die OMEGA-Bibliothek außerdem einem Wiki vergleichbar. Dann stellt jedes Buch der Bibliothek mit seinen Kapiteln und Beiträgen eine eigene Informationssammlung dar, die als ein Wiki aufgefasst werden kann. Ein Beitrag entspricht dann einer Seite in einem Wiki. Streng genommen erlaubt die OMEGA-Bibliothek so die Integration und Verwaltung gleich mehrerer, genau gesagt: beliebig vieler Wikis. Es entsteht ein mächtiges Wissensnetzwerk, in dem das Unternehmenswissen dennoch strukturiert und einfach zugänglich zur Verfügung steht.

In Unternehmen spielt bei der Informationsverarbeitung auch das Thema „Rechteverwaltung“ eine große Rolle. Hierzu ist in die OMEGA-Bibliothek - im Gegensatz zum Wiki - ein zentrales User-Rollen-Modell integriert. Benutzerrechte und –gruppen können nach den jeweiligen Erfordernissen vergeben und eingestellt werden, so dass genau festgelegt ist, wer welche Inhalte einsehen und bearbeiten kann.

Außerdem bietet die OMEGA-Bibliothek Funktionalitäten eines Content Management Systems. Im Hinblick auf die Aktualität der Inhalte können nämlich Selektionskriterien eingestellt werden, die z.B. ein "Verfallsdatum" definieren. Nach dessen Ablauf werden die Beiträge dann nicht mehr eingeblendet, so dass für den Anwender eine vorgefilterte Sicht entsteht.

Eine weitere Besonderheit der OMEGA-Bibliothek ist die Funktionalität der Mehrsprachigkeit. Sie macht personalisierte Spracheinstellungen möglich, so dass jeder Anwender wählen kann, in welcher Sprache ihm die Informationen standardmäßig angeboten werden sollen. Liegt ein Beitrag nicht in der gewünschten Sprache vor, wird er in der Sprache ausgegeben, die der Nutzer für diesen Fall als nächste in der Rangfolge definiert hat.

Die OMEGA-Bibliothek ist als Applikation in das Gesamtsystem der OMEGA-Anwendungen eingebettet. So können neben unstrukturierten auch strukturierte Daten erfasst werden, z.B. Kontaktdaten und Dokumente zu den Geschäftspartnern und –aktionen, zu Produkten und Kunden eines Unternehmens. So werden alle Komponenten zu einem Wissensnetzwerk verbunden, ohne Brüche zwischen den verschiedenen Datenbereichen. Anstelle vieler verschiedener Insellösungen entsteht so eine durchlässige und durchgängige Wissenslandschaft ohne Brüche zwischen den einzelnen Anwendungen.

Die OMEGA-Bibliothek wurde entwickelt, um Unternehmen eine nach unseren Vorstellungen optimale Unterstützung informationsintensiver Abläufe zu bieten. Dabei vereint sie das Beste aus den beiden Welten „Wiki“ und „Content Management“. Sie führt verschiedene Datenbereiche und sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Inhalte zusammen. Ohne ein vollständiges Content Management System sein zu wollen, bietet die Bibliothek dennoch die Möglichkeit, umfangreiche Inhalte zu archivieren und eignet sich in diesem Sinne z.B. gut für die redaktionelle Betreuung eines Intranets. Dazu bietet sie die Flexibilität eines Wikis, die schnelles und unkompliziertes Bearbeiten von Informationen ermöglicht. Als eigene Features integriert sie außerdem Möglichkeiten der Personalisierung, Mehrsprachigkeit und ein einfaches, aber effektives Ordnungssystem.


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